KONSEP ADMINISTRATIVE DAN BEHAVIOR MANAGEMENT

ADMINISTRATIVE MANAGEMENT

Manajemen administratif lahir dan berkembang seiring dengan terjadinya revolusi industri yang menyebabkan pertumbuhan industri secara cepat sebagai akibat dari digantikannya tenaga manusia dengan mesin. Keanekaragaman industri ini menyebabkan organisasi perusahaan kesulitan dalam mengelola perusahaan terutama yang berkaitan dengan ketersediaan tenaga kerja baik yang professional maupun tenaga kerja terampil, hal ini disebabkan oleh ketidakhadiran maupun turn over karyawan yang tinggi.

1. Pendekatan man-side Robert Owen (1771-1858)

Robert Owen adalah seorang manajer pabrik tekstil di New Lanark Skotlandia. Pemikiran Robert Owen merupakan sumbangan penting dalam awal munculnya manajemen administratif yaitu pembinaan tenaga kerja yang baik dalam hal ini yang berkaitan dengan kompensasi, tunjangan, kesehatan dan sebagainya akan meningkatkan produktivitas dan keuntungan perusahaan. Usaha nyata yang dilakukannya adalah dengan mengurangi jam kerja standar dari 13 jam menjadi 10,5 jam perhari dan menolak mempekerjakan anak-anak dibawah usia 10 tahun.

2. Pendekatan Administrasi Hendry Fayol (1841-1925)

Teori dan teknik administrasi adalah dasar bagi pengelolaan organisasi atau perusahaan yang lebih kompleks. Gagasan ini dikemukakan oleh seorang industrial Perancis, Henry Fayol, dalam bukunya “Administration Industriale  et Generale “. Henry Fayol membagi manajemen kedalam lima unsur yaitu: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (commanding), pengkoordinasian (coordination) dan pengawasan (control), dimana kegiatan manajemen itu sendiri terdiri dari enam hal, yaitu

  1. Teknik produksi (production technical)
  2. Perdagangan (commercial)
  3. Akuntansi (accounting)
  4. Keamanan (security)
  5. Manajerial (managerial)
  6. Keuangan (financial)

Henry Fayol juga dikenal dengan gagasannya tentang prinsip-prinsip manajemen yang disebut dengan “The Principals of Management” sebagai berikut.

Division of Labour

Tujuannya adalah untuk menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dengan pembagian atau sepesialisasi tugas yang jelas sehingga pekerja merasa lebih nyaman dalam bekerja.

Authority

Pekerja diberi wewenang untuk mengambil keputusan dan memberi perintah sesuai dengan pembagian tugas dan hanya dimintai pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup tugas yang diberikan kepadanya.

Dicipline

Disiplin diperlukan untuk menjamin setiap pekerja melakukan tugas sesuai dengan sistem yang disepakati bersama.

Unity of Command

Setiap bawahan hanya menerima perintah dari satu orang atasan agar tidak terjadi kebingungan dan saling melempar tanggungjawab.

Unity of Direction

Hal ini berarti seluruh kegiatan yang memiliki tujuan yang sama hanya dipimpin oleh satu orang manajer, sehingga arah kegiatan akan berjalan dengan efektif.

Subordination of Individual Interest

Kepentingan pribadi tidak boleh diletakkan diatas kepentingan organisasi atau perusahaan.

Renumeration

Pemberian gaji yang adil bagi pekerja sesuai dengan kontribusinya kepada perusahaan dan harus diberikan setelah pekerja menjalan tugasnya.

Centralization

Sentralisasi adalah pembagian kekuasaan yang mengerucut ke level paling atas. Sehingga kegiatan organanisasi menjadi terarah berjalan dibawah satu kepemimpinan.

Hierarchy

Fungsi hierarki ini adalah untuk mempermudah komunikasi antar level pekerja maupun dalam satu level dengan mengetahui posisi kewenangan dan ruang lingkup tugasnya masing-masing.

Order

Disini berlaku setiap orang ada tempatnya dan setiap tempat ada orang yang tepat untuk mengisinya. Artinya setiap pekerja hanya ditempatkan ditempat yang sesuai dengan kemampuan, bakat, dan minatnya.

Equity

Persamaan perlakuan kepada setiap pekerja, sehingga setiap orang akan mendapatkan sesuai dengan apa yang dikerjakannya.

Stability

Pada dasarnya setiap manusia memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan lingkungan, sehingga hendaknya pakerja tidak sering dipindah tempatkan karena hal tersebut dapat membuatnya tidak nyaman dan menurunkan produktivitas.

Initiative

Setiap orang diberi kebebasan untuk mengemukakan gagasan dan menjalankannya sesuai dengan tugas dan wewenang yang ada.

Esprit de Corps

Persatuan dari seluruh pekerja dari level bawah hingga pimpinan yang terlihat dari keharmonisan dan loyalitas anggotanya.

Gagasan-gagasan Henry fayol diatas dianggap sebagai pelopor dalam aliran manajemen dan memiliki pengaruh yang besar pada perkembangan manajemen itu sendiri.

3. Pendekatan Birokrasi Max Weber (1864-1920)

Birokrasi adalah suatu pengaturan sumber daya yang ada dengan seefisien mungkin. Pendekatan inilah yang digunakan Max Weber, seorang Profesor di Universitas Heidelberg jerman untuk mereformasi paham birokrasi feodal yang identik dengan todak efisien, berbelit-belit dan penuh dengan hubungan kekeluargaan. Bentuk birokrasi “ideal” yang dikemukakan Weber adalah sebagai berikut:

  1. A hierarchical system of authority (sistem kewenangan yang hierarki)
  2. A systematic division of labour (pembagian kerja yang sistematis)
  3. A clear specification if duties (penugasan yang jelas)
  4. Kode etik prosedur yang jelas dan sistematis
  5. Pengawasan operasional dengan kewenangan dan aturan yang jelas
  6. Sistem gaji yang tetap dan promosi berdasarkan senioritas, atau jasa atau keduanya.

Teorinya tersebut kemudian menjadi dasar bagi desain birokrasi struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.

BEHAVIOUR MANAGEMENT

Permasalahan yang dihadapi oleh sektor industri pada waktu berlangsungnya revolusi industri di Inggris adalah kesulitan perusahaan dalam mengendalikan aktivitas seluruh organisasi. Dengan kondisi ini berbagai penelitian dilakukan untuk mengatasi persoalan ini. Salah satu penelitian yang dilakukan adalah berkaitan dengan hubungan antar manusia. Aliran ini timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi dalam produksi dan keselarasan kerja. Teori hubungan Antar Manusia mencoba menyempurnakan pendekatan klasik melalui penekanan kebutuhan sosial. Selain itu, menggeser fokus perhatian dari keterampilan teknis kepada keterampilan manajemen manusia. Dengan demikian pusat perhatian tidak lagi pada karyawan secara individu, tetapi proses kelompok dan imbalan kelompok.

1. Percobaan Elton Mayo

Pada tahun 1924 di Hawthorne, Illinois, USA, salah satu pabrik milik Western Electric Co., dimulai suatu penelitian untuk mempelajari efek pencahayaan pada produktivitas yang lebih tinggi akan dapat diciptakan dengan jalan menambah pencahayaan. Dalam penelitian ini dilakukan pembandingan hasil kerja kelompok eksperimental (experimental group) dan kelompok pembanding (control group). Pada saat pencahayaan diperkuat, hasil kelompok eksperimental segera meningkat seperti yang sudah diperkirakan sebelumnya. Namun, diluar dugaan, produktivitas kelompok pembanding turut naik sekalipun pencahayaan tidak ditambah. Hasil penelitian ini merupakan hasil penelitian yang unik yang tidak diperkirakan sebelumnya. Pimpinan Hawthorne akhirnya mengambil inisiasi untuk melakukan penelitian selanjutnya untuk mengidentifikasi sebab-sebab dari gejala ini. Manajemen akhirnya mengundang Elton Mayo beserta timnya untuk melakukan eksperimen ini.

Elton Mayo dan timnya melakukan penelitian atas kelompok pekerja wanita yang bertugas merakit pesawat telepon. Selama satu setengah tahun dilakukan eksperimen dengan melakukan implementasi praktek-praktek yang dianggap inovasi pada saat itu, kemudian menyingkirkan secara tiba-tiba hal tersebut pada kondisi semula pada pekerja wanita. Proses analisis yang dilakukan tersebut ternyata memberikan hasil yang sungguh mengejutkan. Perubahan yang diperkirakan akan diikuti oleh akibat psikologis negatif yang akan mengurangi produktivitas tidak terjadi, justru produktivitas semakin meningkat. Kemudian, Elton Mayo bersama timnya melakukan proses sintesis atas kondisi ini sehingga diperoleh jawaban bahwa para pekerja wanita tersebut merasa diperhatikan dan dijadikan bagian penting perusahaan. Mereka merasa menjadi anggota partisipasif dari kelompok yang padu dan saling membutuhkan. Berdasarkan eksperimen ini dapat diketahui bahwa hubungan antar manusia sangat esensial dan memiliki dampak yang signifikan pada perusahaan. Dengan kesimpulan inilah akhirnya mulai didesain sistem kerja yang memperhitungkan hubungan antar manusia.

Dari informasi ini, sebetulnya jika ditelaah lebih mendalam dan mencari insight atas hal ini. Apa yang dilakukan oleh Elton Mayo ini relevan dengan beberapa keterangan yang terdapat dalam agama yang telah berkembang sebelum masa ini. Dalam Al-Qur’an dinyatakan hal sebagai berikut:

“Hai manusia, sesungguhnya Kami menciptakan kamu dari seorang laki-laki dan seorang perempuan dan menjadikan kamu berbangsa-bangsa dan bersuku-suku supaya kamu saling kenal mengenal. …” (Q.S. Al Hujuraat: 13)

“…, Dan bertakwalah kepada Allah yang dengan (mempergunakan) nama-Nya kamu saling meminta satu sama lain, dan (peliharalah) hubungan silaturahmi. Sesungguhnya Allah selalu menjaga dan mengawasi kamu.” (Q.S. An-Nisaa:1)

Kedua ayat dalam Al-Qur’an tersebut menekankan tentang pentingnya menjaga dan meningkatkan hubungan antar manusia dalam berbagai aspek kehidupan. Hal ini ternyata jika diterapkan dalam ruang lingkup yang lebih sempit dan spesifik yaitu di perusahaan memberikan dampak yang nyata dan sungguh signifikan. Penelitian yang dilakukan oleh Elton Mayo telah membuktikan betapa pentingnya memperhatikan hubungan antar manusia. Pada akhirnya para manajemen dituntut untuk mempelajari dan memahami hubungan antar manusia. Faktor yang sangat besar pengaruhnya pada produktivitas adalah hubungan antar manusia, bukan hanya upah dan kondisi kerja.

2. CHESTER BARNARD

Tokoh lain yang berhubungan dengan teori hubungan antar manusia adalah Chester Barnard. Berbeda dengan apa yang dilakukan oleh Elton Mayo, Chester Barnard mengemukakan sebuah teori organisasi yang mencoba untuk menerangkan betapa pentingnya dan betapa bervariasinya perilaku individu dalam lingkungan kerja. Menurut Barnard orang harus dibuat agar bersedia berkontribusi. Elemen yang esensial dari organisasi, yaitu keinginan dari orang-orang yang terlibat di dalamnya untuk berkontribusi, disebut sebagai “compliance”. Sebuah perintah akan dituruti jika orang yang diperintahkan itu mau mengorbankan kepentingan pribadinya. Untuk itu muncul istilah “zone of indifference” yaitu daerah ketika perintah akan secara otomatis ditaati tanpa secara sadar mempertanyakan kewenangan diri yang memerintahnya.

Salah satu proses analisis, sintesis dan design yang dilakukan oleh Chester Barnard tercermin saat dia melakukan penelitian atas tugas dan fungsi eksekutif di perusahaan. Dari penelitian yang dilakukannya, Chester Barnard membuat bukunya yang berjudul “The Function of the Executive” pada tahun 1983. Yang berisi uraian dan analisis tentang fungsi-fungsi eksekutif. Menurutnya, tugas eksekutif adalah memelihara suatu sistem  kerja sama dalam organisasi formal.  Beberapa hasil analisisnya adalah sebagai berikut:

  1. Perbedaan fisik dan psikis pada setiap individu membuat mereka bekerjasama dalam kelompok.
  2. Kerjasama mendorong terbentuknya sistem terpadu yang akhirnya memberikan sinergi bagi pencapaian tujuan bersama. Keberlanjutan kerjasama biasanya tergantung pada efektivitas  dan efisiensi yang diperoleh.
  3. Setiap sistem kerjasama dibagi ke dalam dua bagian yaitu : “Organisasi”, yang merupakan interaksi-insteraksi dari individu yang berada di dalam sistem itu, dan “unsur-unsur lainnya”.
  4. Organisasi dapat dibagi ke dalam dua jenis, yaitu  organiasi “formal”, yaitu kumpulan interaksi sosial yang memang dikoordinasikan dan mempunyai tujuan bersama, dan kedua adalah organisasi “informal”, yaitu interaksi-interaksi sosial tanpa tujuan bersama dan tidak dikoordinasikan secara sengaja.
  5. Organisasi formal dapat berlangsung hanya bila orang-orang yang ada didalamnya dapat saling berkomunikasi, mau memberi sumbangan pikiran kepada kegiatan kelompok, dan memiliki kesadaran bahwa mereka mempunyai tujuan bersama.
  6. Organisasi formal memiliki unsur-unsur : adanya spesialisasi atau departementasi,  adanya sistem perangsang yang efektif dan efisien yang akan mendorong setiap orang berkontribusi kepada kegiatan kelompok, adanya garis perintah menyebabkan setiap anggota kelompok menerima keputusankeputusan para eksekutif, dan sistem pengambilan keputusan yang logis sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
  7. Tugas eksekutif dalam organisasi formal adalah : menjaga komunikasi orgsanisasi sesuai dengan skema struktur organisasi, memberikan perlindungan terhadap pekerjaan pokok dari individu –individu di dalam organisasi, dan melakukan perumusan dan penentuan tujuan perusahaan.
  8. Fungsi-fungsi eksekutif terwujud juga memlihara integrasi dan keseimbangan di antara kekuatan-kekuatan dan kejadian-kejadian yang berlawanan.
  9. Efektifitas fungsi eksekutif akan ditentukan oleh kekuatan kerjasama. Hal ini akan membuat proses pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih kreatif, meskipun kekuatan sebagai pemimpin tetaplah diperlukan.

3. Mary Parker Follet

Dengan pendekatan yang berbeda, Mary Parker Follet seorang ahli filsafat dan ilmu politik menyatakan bahwa kebebasan kelompok adalah lebih utama daripada kebebasan individu. Proses analisis dan sintesis yang dilakukan oleh Mary Parker Follet dilakukan dengan menerapkan psikologi pada perusahaan. Hasil analisis yang dilakukannya menjelaskan bahwa konflik dapat dibuat konstruktif dengan penggunaan proses integrasi dengan orang yang terlibat mencari pemecahan bersama perbedaan-perbedaan diantara mereka. Pada akhirnya Mary Parker Follet mendesain suatu pola organisasi yang ideal dimana manajer mencapai koordinasi melalui komunikasi yang terkendali dengan para karyawan.

Poin utama yang dipaparkan oleh Follett adalah hubungan antara karyawan dan manajemen. Follet menyatakan bahwa hubungan yang harmonis antara karyawan dan manajemen akan dapat terjadi berdasarkan persamaan tujuan. Dia juga menganjurkan kedudukan kepemimpinan dalam organisasi, bukan karena kekuasaan yang bersumber dari kewenangan formal, tapi yang berasal dari kelebihan pengetahuan dan keahlian. Sehingga proses kelompok dalam pembuatan keputusan harus diperhatikan dan hal ini masih relevan pada masa sekarang.

4. Teori Herbert Simon

Teori lain yang mendukung adanya teori hubungan antar manusia adalah teori tentang “compliance” yang diutarakan oleh Hebert Simon. Hasil proses analisis dan sintesis yang dilakukan oleh Simon berkenaan dengan jenis-jenis pengaruh yang bisa digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan kontribusi karyawan. Secara garis besar ada 2 jenis pengaruh yang bisa digunakan oleh organisasi yaitu memanfaatkan wewenang dan mengembangkan pengendalian diri.

Dalam memanfaatkan wewenang, seorang bawahan akan menerima wewenang atasannya bilamana ia membiarkan tingkah lakunya diarahkan oleh keputusan-keputusan yang diambil oleh atasannya tersebut, sehingga muncul istilah yang dikenal sebagai “zone of acceptance” (daerah penerimaan). Zona ini dipengaruhi oleh besarnya insentif yang ditawarkan oleh organisasi dalam bentuk apapun.

Pengaruh yang kedua adalah dengan mengembangkan prinsip pengendalian diri (self control) pada setiap pekerja. Prinsip pengendalian diri ini dipengaruhi oleh 3 faktor yaitu:

  1. Loyalitas pekerja terhadap organisasi.
  2. Penekanan efisiensi dan motivasi.
  3. Pelatihan agar mampu membuat keputusan-keputusan yang baik secara mandiri

One thought on “KONSEP ADMINISTRATIVE DAN BEHAVIOR MANAGEMENT

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s